Kapat (x)

Değerli Yazarlarımız ve Ziyaretçilerimiz,

Ocak 1998 yılından bu yana Türkiye' nin İLK Hakemli İnternet Dergisi olan Mevzuat Dergisi yıllardır sayısız akademik araştırmaya ve makaleye yer vererek Türkiye' de bilimin gelişmesinde önemli katkılar sağlamıştır. Takipçilerinin de bildiği gibi Mevzuat Dergisi bir süredir gayrifaal duruma düşmüş olup son sayısını Haziran 2013 tarihinde çıkartmıştır. Başar Mevzuat olarak yol açmış olduğumuz elektronik yayıncılık günümüzde ülkemizde önemli noktalara gelmiş olup Mevzuat Dergisi bu yönden misyonunu tamamlamıştır.

Mevzuat Dergisi 31.10.2017 tarihine kadar sadece dergi yazarlarımızın yazdıkları makalelerine erişebilmesi ve gerekli yedeklerini alabilmesi amacıyla yayında kalacak olup bu tarihten sonra yayın hayatını sonlandıracaktır.

Bu gune kadar bize gostermis oldugunuz ilgi icin tesekkur ederiz.

Mevzuat Dergisi - Iletisim: info@mevzuatdergisi.com

 

 YIL: 11

SAYI: 126

HAZİRAN 2008

 

 

önceki

yazdır

 

 

 Yrd.Doç.Dr. Selda TÜREDİ

 

 

  

KONAKLAMA İŞLETMELERİNDE MUHASEBE BİLGİ SİSTEMİ İLE İÇ KONTROL SİSTEMİ ARASINDAKİ İLİŞKİLER


 ÖZET:

Konaklama işletmelerinde, temel faaliyet üniteleri olan Önbüro ve Arka bürodan muhasebe bilgi sistemine bilgi akımı gerçekleşmektedir. Önbüro bilgi akımı müşterinin işletmeye girişinden faturanın ödenmesine kadar sürmektedir. Arka büro bilgi akımı genel muhasebe kayıtlarından ve yönetimin günlük olarak tuttuğu departman bilgilerinden kaynaklanmaktadır. Konaklama işletmelerindeki etkin bir iç kontrol sisteminin başlıca öğeleri ise;

·              Zamanında bilgiyi ulaştıran iyi bir muhasebe sistemi,

·              Muhasebe sistemi ile beraber yazılı politika ve yordamlar,

·              Faaliyetlerin etkinliğini ölçmek için iyi düzenlenmiş bütçeler,

·              Denetimdir

 

THE RELATIONS BETWEEN ACOUNTING INFORMATION SYSTEMS AND INTERNAL CONTROL SYSTEMS IN HOSPITALITY MANAGEMENTS

 

ABSTRACT

There is an information flow from the main activity units of hospitality managements such as front Office and back Office to accounting information systems. Front Office information flow runs from guest’s arrival until the bill is paid. Back Office information flow consists of general accounting records and daily departmental information audited by the management. The main components of an effective internal control are:

 

·              A good accounting system to reach information on time,

·              Written policies procedures and methods

·              Well-arranged budgets to measure the effectiveness of activities and

·              Auditing.

 

GİRİŞ:

İşletme yönetiminde bilgi raporlar halinde üst kademelere çıkan, emirler halinde alt kademelere inen, günlük faaliyetleri aracılığıyla işletmenin fonksiyonel bölümlerini birbirine bağlayan müşteri ve rakip işletmelerle olan ilişkileriyle işletme dışına yönelen ve nihayet banka ve basın yayın organlarıyla işletme içine yönelen bir olgudur[i].

 

Bilginin zamanlılığı, doğruluk ve kalite istemi, bilgi işlem sürecinin önemi ve gereğinin artmasına neden olmuştur. Aynı şekilde bilgi işlem teknikleri de önemli oranda artmıştır[ii].

 

Konaklama işletmelerinde biçimsel organizasyon yapısının başarısı ve bu yapıda kurulmuş haberleşme sistemi bilgi sisteminin temellerini teşkil etmektedir. Organizasyon yapıları "organizasyon şemaları" ile şekillendirilmekte ve "organizasyon el kitapları" ile de ayrıntılı bir niteliğe kavuşturulmaktadır[iii]. Konaklama işletmeleri muhasebesi sınaî bir işletmenin muhasebesine benzetilebilir[iv]. Sonuç olarak; muhasebe sadece kaydetme, sınıflandırma, özetleme ve sonuçlar üretme görevlerini yerine getirmenin yanında işletmenin tüm faaliyetleri ve durumları için uygulanan planlama ve önemlisi kontrol görevlerini de yüklenmiştir.

 

Muhasebe tamamlayıcı, analitik ve faydacı eğilimli bir bilimdalı olması nedeniyle özellikle işletme yönetimine ve işletme kontrolünü sağlamaya hizmet eder[v].

 

Etkin bir muhasebe bilgi sistemi aşağıda sıralanan yöntem ve kayıtların gerçekleştirilmesi ile sağlanır[vi].

 

-         Mali hareketlerin tanımlanması ve kayıtlarının tutulması,

-         Finansal tabloların hazırlanmasında işlemlerin uygun sınıflandırılmasına olanak tanıyacak detayda olması ve işlemlerin zamanında tanımlanması,

-         Finansal tablolarda yer alan tüm hesapların değerlendirme açısından tam ve doğru olarak ölçülmesi,

-         İşletmenin muhasebe işlemlerinde dönemsellik ilkesine uyması,

-         Finansal tablolarda yer alan hesapların yeterli açıklıkta olması, gereklidir.

 

 

1. GENEL ANLAMDA KONAKLAMA İŞLETMELERİNDE MUHASEBE BİLGİ

    SİSTEMİ

 

İyi tasarlanmış ve oluşturulmuş bir muhasebe bilgi sistemi, tüm geçerli ve doğru işlemlerin saptanmasını ve en kısa sürede kayıtlara alınmasını sağlayacaktır. Muhasebe bilgi sistemi; varlıkların ve ticari hizmetlerin/servislerin işletme içi ve işletme dışı gruplar arasında değiştirilmesi ve işletme içinde kullanılması ve aktarılması işlemlerinin, uygun hesaplara uygun zamanda doğru olarak kaydedilmesini sağlar. Ayrıca sistem faaliyet sonuçlarının tüm gerekli bilgilerle doğru olarak mali tablolarda açıklanmasını da sağlayabilir. Muhasebe sistemi işlevinin doğru bir şekilde çalışmasını sağlamak için etkili bir kontrol çevresi, uygun kontrol prosedürleri içermelidir[vii]. Bu görevlerin önemi ve güçlüğü tartışılamaz. Bu nedenle muhasebe departmanı çağdaş yönetim araçlarından yararlanmak zorundadır. Muhasebe departmanı geçerli, zamanlı ve doğru bilgiler üretebilecek bir yapıya sahip olabilmek için bir bilgi sistemine dönüşmek durumundadır.

 

Muhasebe sistemleri genellikle belli başlı muhasebe alt sistemlerinden meydana gelirler. Her bir alt sistem, kendilerine özgü işlemleri gerçekleştirmek üzere tasarlanmıştır. Bu alt sistemler işletmenin tipine göre farklılık gösterirken bütün muhasebe alt sistemleri işlemlerin gerçekleştirilmesi açısından takip edilen prosedürlere göre benzerlik göstermekle birlikte aslında ayrıdırlar. Her bir muhasebe alt sisteminde takip edilen prosedürler aynı zamanda muhasebe döngüleri olarak da alınabilirler. Belli başlı muhasebe döngüleri şunlardır[viii].

 

a.                        Gelir döngüsü,

b.                        Tedarik döngüsü,

c. Üretim döngüsü,

d.                        Personel/maaş ödeme döngüsü,

e.                        Finansal yönetim döngüsü,

 

a. Gelir Döngüsü: Gelir döngüsü, gelir elde etmek amacıyla verilen hizmetleri ve üretim değişikliği ile ilgili faaliyetleri kapsar. Bu faaliyetler müşteri siparişlerinin alınması, müşteri profili, ürün dağıtımı, müşteriye hizmet götürülmesi ve işlemlerin faturalanmasını içerir.

b. Tedarik Döngüsü: Bu döngü hammaddelerin, malların, malzemenin satınalınmasını kapsar. Örneğin satınalma siparişlerinin hazırlanması, dağıtımı ile ilgili envanterlerin tutulması, alınan mal ve hizmetlerin ödenmesine ait envanterlerin tutulmasını içerir.

c. Üretim Döngüsü: Ürünün meydana getirilmesi ile ilgili faaliyetler kümesidir. Ürünün mühendislik tasarımının yapılması, örneğin miktar ve zamanı, üretim takviminin belirlenmesini kapsar. Ayrıca üretim prosesinde verimlilik ve kalite belirlemeleri bulunmaktadır.

d. Personel / Ödeme Döngüsü: İşçi alımı ve işçi maliyet ödemesi ile ilgili faaliyetlerdir. Başvurular hakkında bilgilerin toplanması, personel alımı, eğitimi ve çalışanların değerlendirilmesi ve ücretlerin belirlenmesi bu döngüdedir.

e. Finansal Yönetim Döngüsü: İşletmeye sabit bir finansal kaynak ulaşımının tahmini yönündeki faaliyetleri içerir. Örneğin, temel ana masraflar, yatırımların planlanması, işletme ve finansal bütçelerin hazırlanması, nakit akımlarının kontrolü, nakit alındılarına işlenmesi gibi konuları içerir.

 

Yukarıda belirtilen beş temel döngünün, muhasebe bilgi sistemi ve yönetim bilgi sisteminin tüm bileşenlerinin ahenkli bir bütün oluşturması gerekmektedir.

 

Muhasebe bilgi sisteminin, yönetim bilgi sistemi tüm bileşenleri ile ahenkli bir bütün oluşturabilmesi yetenekli yöneticiler ve nitelikli personel ile sağlanabilecektir.

 

Bir bilgi sisteminin kurulması, işlemlerin ve belgelerin yüksek yardım standardizasyonunu gerektirir. Özellikle büyük işletmeler, kendi ve iş çevrelerinde bu standardizasyonu sağlayabilmek konusunda daha şanslıdırlar.

 

Konaklama işletmelerinde muhasebe bilgi sistemi bilgisayarlardan büyük yardım alır. Depolama sistemi, bilgisayarlarla denetlenmektedir. Satınalma tarafından alınan mallara ilişkin “Tesellüm Raporu” stoklara girilmekte ve departmanlar tarafından “Ambar Talep Fişleri” ile mal çekimleri yapıldıkça bu stok miktarı stoklardan otomatik olarak düşmektedir. Diğer yandan çekilen mal hangi tüketim merkezi için çekilmişse, onun stoğuna giriş yapmaktadır. Tüketim merkezlerindeki satışlar (folio tanımlı card ile) yapıldıkça bu satış miktarında otomatik olarak düşmektedir. Böyle bilgi sistemleri ile ay sonu veya herhangi bir anda depo veya tüketim merkezlerinin stoklarının son durumunun görülebilmesine olanak vermektedir.

 

Alışveriş merkezleri veya sportif faaliyetlerdeki krediler müşteri kartına işlenmekle birlikte ayrı bir kalem olarak takip edilmektedir. Muhasebenin bir ünitesi olan maliyet kontrolü kısmı, stok kontrolleri bilgisayarla yaptığı için, ödenmez, ikram, indirim ve animasyon gibi gelir getirmeyen kalemleri belirlemek suretiyle aylık maliyeti belirlemektedir[ix].

 

Bir konaklama işletmesinde, bilgi sisteminin kurulmasıyla ilgili program, öncelikle temel faaliyet ünitelerinden başlaması gerekir. Genel olarak, bilgi iki geniş alanda ortaya çıkmaktadır[x].

Bunlardan;

Birincisi: Önbüro

İkincisi: Arka büro' dur.

 

Muhasebe, defter tutma ve diğer bilgi sistemleri bu iki alan içinde gelişmektedirler. Önbüro bilgi akımı, müşterinin girişi ile kayıtlardan faturanın ödenmesine kadar sürmektedir.

 

Bilgi alanları;

-         Satışlar ve grup rezervasyonları

-         Normal rezervasyonlar

-         Müşteri ile ilgili faaliyetler

-         Müşteri ile ilgili bilgiler

-         Önbüro müşteri hesapları

 

Arka büro bilgi akımı, genel muhasebe kayıtlarından ve yönetimin günlük olarak tutulduğu istatistiklerden kaynaklanmaktadır.

 

Arka büro ile ilgili bilgi alanları şunlardır;

-         Personel giderleri

-         Alacaklar, borçlar

-         Stoklar

-         Nakit giriş ve çıkışları

-         Satınalmalar

-         Tüm departman giderleri

-         Departman satışları (oda satışlarıyla ilgili olmayan)

İşletmelerde faaliyet alanlarına uygun örgütsel yapının oluşturulması, bu yapı içinde muhasebe bölümünün yeri ve diğer bölümlerle ilişkisi, oluşturulan muhasebe bilgi sistemi ve etkinliğinin arttırılması, daima hedeflenen iç kontrol sistemi temel amaçları, birbirleriyle aynı paralellikte çalışmaktadır. Bölümler veya işlem süreçleri açısından bakıldığında bu yapılar işletmenin verimli bir şekilde hayatını sürdürebilmesi için; doğru bilgiyi belirleme, işleme ve sonuç çıkarma, bu bilgiyi daha sonra yararlı bir şekilde kullanacağı varsayımı ile saklama, fonksiyonlarını gerçekleştirir. İşletmelerde etkin şekilde kurulması gereken iç kontrol sistemi işletmenin bütün işlevlerinin yerine getirilmesinde personele, işletmeye, müşteriye ve daha pek çok tarafa yarar sağlar. Çalışmamızın bu bölümünde iç kontrol sistemini ayrıntılı olarak inceleyebiliriz.

 

2. İÇ KONTROL SİSTEMİ

İşletmeler fiziki olarak büyüdükçe buna paralel olarak faaliyetlerin sayısı ve karmaşıklığı da artar. Bu değişimler sonucunda, işletme yönetiminin işletme faaliyetlerini doğrudan doğruya kontrol imkânı da azalır. Ortaya çıkan bu olumsuz durum, işletme yönetimi açısından ancak etkin bir iç kontrol sistemi kurma ve yürütmekle giderilebilir[xi].

 

Genel anlamıyla kontrol, plânlanan bir amaca ulaşılıp ulaşılmadığının araştırılmasıdır[xii]. Denetim ve kontrol aynı kökenden gelmekle birlikte anlam olarak birbirinden farklıdır. Şöyle ki; denetim iş sürecinde bağımsız ve uzman kişiler tarafından yapılır; kontrol ise bir sistem içerisinde yer alan otomatik olarak veya iş sürecine dâhil personel tarafından yürütülen kontrol faaliyetini kapsar[xiii].

 

İç kontrol farklı grupları ilgilendiren karmaşık ve dinamik bir kavramdır. İç kontrol, iç denetçiler, bağımsız denetçiler, yöneticiler, ortaklar gibi çok sayıda kişiyi ilgilendirir. İç denetçi, iç kontrol konusunda uzman bir kişi olarak çalışmalarını sürdürür. En üst düzeydeki yöneticinin temel sorumluluklarından birisi kontroldür (üretim kontrolü, stok kontrolü, personel kontrolü gibi).

 

Bağımsız denetçi ise, denetim çalışmalarının kapsamını belirlemek ve bir görüşe ulaşmak için müşteri işletmenin iç kontrol sistemini inceler ve değerler[xiv].

 

Muhasebeciler sık sık iç kontrol kavramını işletme içerisindeki kontrol olarak kullanırlar. Bu ifade 1949 yılında Committee Of the American Institute Of Certified Public Accountants (AICPA) tarafından tanımlanmıştır. Bu tanıma göre;

 

İç kontrol sistemi; örgüt planını, örgütün varlıklarını güvence altına almak, doğruluğunu kontrol etmek ve işletmenin muhasebe verilerine güvenilirliğini kontrol etmek ve faaliyet etkinliğini geliştirmek ve belirtilen politikaların içinde geliştirilen yöntemler ve önerilerden oluşur[xv]. Etkin bir iç kontrol sisteminin başlıca öğeleri; zamanında bilgi ulaştıran iyi bir muhasebe sistemi, muhasebe sistemi ile beraber yazılı politika ve yordamlar, faaliyetlerin etkinliğini ölçmek için iyi düzenlenmiş bütçeler ve denetimdir[xvi].

 

Diğer bir tanıma göre iç kontrol, zamanın boşa geçirilmeden muhasebedeki hata ve yolsuzlukları mümkün olduğu kadar çabuk ortaya çıkarmak için önceden hareket etmeyi hedef belirten muhasebe bölümünün ve muhasebenin rasyonel bir organizasyonu olarak ifade edilmektedir[xvii].

 

Finansal tabloların iç kontrolüne ait denetleme standartları 1995 yılına kadar geçiş dönemindedir. AICPA denetleme standartları yönetim kurulu SAS No:55’i iç kontrol başlığı altında bilinen, iç kontrol raporları ile uyumlu hale getirmek için yayınlanmıştır.

 

COSO (Committe of Sponsoring Organizations) raporu iç kontrolü; aşağıda üç başlık altında verilen amaçların başarıya ulaşmasıyla ilgili teminatın sağlanması için yönetim kurulu etkisi altında tasarlanmış bir süreçtir diye belirlemiştir[xviii].

 

·   Finansal kayıtların güvenilirliği,

·   Uygulamadaki kanun ve yönetmeliklere uyumluluk,

·   Faaliyetlerin verimliliği ve etkinliği,

 

COSO bu tanımla dört temel kavramının yansıtıldığını ifade etmektedir. Bunlar; işlem, insan, teminat ve işletme hedefleri. İç kontrol sistemi bir son değildir fakat sona doğru götüren araçlar ve işlemlerden oluşur. SAS 55’ te çalışma alanı ile ilgili tanımlamalar yapılırken iç kontrol sistemini tanımlamak için yapı terimi kullanılmıştır ve iç kontrol sistemi yerine iç kontrol yapısı denilmiştir.

 

İç kontrol yapısı, iç kontrol sistemi, iç kontrol, gibi terimler birbiri yerine aynı anlamda literatürde kullanılmaktadır.

 

Sonuç olarak iç kontrol bir kurumun veya bir şirketin yapısında her gün işleyen dinamik bir işlem ve süreçtir. İç kontrol insanlarca işletilir. İşletme her ne kadar politika, el kitapçıkları, yöntem, formlar, bilgisayar kontrolleri, bilgi ve muhasebenin diğer kontrol araçlarına sahip olsa da işletme yönetiminin her seviyesinde insan unsuru vardır. İç kontrol işletme yönetimine makul bir teminat sağlamasının nedeni kontrolü insanlar sağladığından hatalar veya başarısızlıklar her zaman olabilir. İç kontrol sisteminin hedefleri; iyi iş izlenimi, yatırımda kâr, piyasa paylaşımı, yeni ürün sunumu, varlıkların korunması, güvenilir hazırlanmış finansal kayıtlar, varlıkların yetki haricinde kullanımının engellenmesi, işletmeyi ilgilendiren kanun ve yönetmeliklere uyum sağlanması gibi, geniş bir alanı kapsar[xix].

 

Bilindiği üzere gerek uygulamada, gerekse de bilimsel yazında iç kontrol ve iç denetim fonksiyonlarının benzer ve iç içe girmiş bir şekilde kullanıldığı görülmektedir. İç kontrol ve iç denetim farklılıkları; her iki fonksiyonun benzer görevleri üstlenmeleri, benzer amaçları kullanmalarından dolayı ideal anlamda bir tipleme yapmak zorlaşmaktadır. Modern yazında her iki fonksiyonun farklı görevler üstlendikleri hakkında görüş birliği mevcuttur. Her iki fonksiyonun birbirinden ayrılmasının ancak ortak konularda beraber hareket etmelerinin gerekli olduğu kanısı yaygındır. Genel olarak bir tipleme yapmak için her iki fonksiyonun özelliklerini karşılaştırmak yararlı olacaktır[xx].

 

Tablo 1.1. Kontrol ve İç Denetimin Karşılaştırılması

Kontrol

İç Denetim

Yönetim sürekli bilgi, verimlilik ve karlılıkla ilgi bilgi akışı temini ve ekonomik bakış açısından yönetim kararlarının desteklenmesi ile görevli birimdir.

Durumsal ve anlık olarak işlev gören denetim birimidir.

Hedef saptanmasında aktif katılımı vardır. Ayrıca dolaylı olarak talimat verme yetkisini haiz olarak üst yönetime bağımlıdır.

Tarafsız ve bağımsız birimdir. Şirket hedefleri ile ilgisi sadece risk minimizasyonu ile kısıtlıdır. Hedef saptanmasında katılımı yoktur.

Şirket hedefi ile ilgili tüm verileri sürekli değerlendirerek yönetime raporlar.

Sadece denetim sahasında görevini ifa eder. Denetim sonuçlarını raporlar.

Görevini yerine getirirken yönetim muhasebesi tekniklerini kullanır.

Görevini yerine getirirken bütün denetim tekniklerini kullanır.

Hareket noktası geleceğe yönelik kararların desteklenmesidir.

Hareket noktası geçmişe yönelik işlemlerdir.

Verilerin doğru olduğu varsayımından hareket eder.

Verilerin doğruluğunu denetler, gözden geçirir.

Verilerin yönetim hedeflerine uygunluğunu araştırır ve verilerin kararları destekleme etkinliğini sorgulayıcı denetimlerin yapılmasını temin eder.

Verilerin mevcut şirket içi düzenlemelere olan uygunluğunu inceler.

Kaynak: Serhat Kutlan; a.g.k., s. 18

 

 

3. İÇ KONTROL SİSTEMİNİN İŞLETME YÖNETİMİ AÇISINDAN ÖNEMİ

İşletmeler varlıklarını korumadıkları sürece yüksek miktarda nakit ve mal kaybına uğrarlar. Bunları korumanın en iyi yolu da iç kontrol yapısıdır. Bilindiği üzere; işletmenin varlıklarını ve muhasebe kayıtlarının güvenilirliği ve kesinliğini sağlamak amacıyla yönetimin kullandığı prosedürler ve politikaların toplamına iç kontrol denir. Ancak yönetim sadece güvenilir kayıtlar ve varlıkların korunmasını istemez bunun yanında çalışanların prosedürlere ve prensiplere uygun çalışmalarının sağlanmasına ve etkin işlemlerin devamını ister[xxi].

 

İşletmelerde iç kontrol sisteminin kurulmasından ve devam ettirilmesinden yönetim sorumludur. Ayrıca iç kontrol sisteminin etkinliğinin sürekli olarak denetlenmesi gerekli değişikliklerin yapılması da bu sorumluluğun devamıdır. İşletmeye bu konuda iç denetçiler yardımcı olur[xxii]. Bağımsız denetçilerin danışmanlık hizmeti dışında, asıl sorumlulukları iç kontrol sisteminin kurulması değil, değerlendirilmesidir. İç kontrol sisteminin tasarlanması bununla beraber mali müşavirlik firmaları tarafından bir danışmanlık hizmeti altında ayrı bir iş olarak işletmelere sunulmaktadır[xxiii].

 

Kontrolün çeşitli düzeyleri şunlardır[xxiv];

 

-         Hataları önleme,

-         Hataları ortaya çıkarma,

-         Kayıpların en aza indirgenmesi,

-         İyileştirme,

-         Sorgulama.

 

Muhasebe kontrol sistemi ile ilgili tüm usul ve yöntemleri belirleme yetkisi yönetimde olması; muhasebe kontrol sisteminin, yönetim kontrol sisteminin bir alt sistemi olmasından kaynaklanmaktadır.[xxv]. Diğer taraftan yönetim işlevleri içinde iç kontrol sistemini ele alırsak; planlama, örgütleme, yöneltme, eşgüdümleme (düzenleştirme) ve denetim birbiri ile ilişkili ve birbirlerinin tamamlayıcısıdır[xxvi].

 

Bir işletmede etkin bir iç kontrol sisteminin bulunması mali tablolarda hata ve düzensizlik bulunma olasılığını azaltır, bireysel zayıflıklara karşı koruma sağlar, mali raporların doğruluk ve güvenilirlik derecesini arttırır[xxvii].

 

İç kontrol işletme yönetiminin bir fonksiyonudur. İşletmelerin büyümesi, faaliyetlerinde karmaşıklığın artması, işlem sayısının çoğalması, aktifin korunması, hata hilelerin giderilmesi, gelir ve gider unsurlarının saptanması, işletme politikasının değerlendirilmesi, önceden saptanmış kıstaslarla karşılaştırılabilir ve güvenilir verilerin toplanması yönetim için bir zorunluluk olmuştur. İşletmedeki veriler ve muhasebe bilgileri verimlilik ve iktisadilik ilkelerine uygun olarak temin edilmelidir. Şöyle ki; bunları temin etme masrafları elde edilecek kardan fazla olmamalıdır[xxviii].

 

İç kontrolün amacı, varlıkların her türlü zarara karşı korunup korunmadığını, faaliyetlerin saptanmış politikalara uyum içinde yürütülüp yürütülmediğini araştırmaktır. İç kontrol işletmedeki kontrollerin etkinliğini ölçmeyi ve bu kontrolleri değerlendirmeyi hedef alır. Bu açıdan çok önemli bir yönetim kontrol aracıdır[xxix].

 

İç kontrol sistemi yönetim için vardır ve yönetim tarafından yaratılmaktadır. İç kontrol sistemi, varlıkları korumaya yönelik esas amaçları karşılamak ve dış finansal raporlar için olduğu kadar yönetim kararlarına kaynak sağlamak için dizayn edilmekte ve sürdürülmektedir[xxx].

 

Bir işletmenin mali tablolarındaki bilgilerin doğru ve güvenilir olmaması iç kontrol sisteminin hata ve düzensizlikleri önlemede veya ortaya çıkarmadaki etkinliğinin göstergesidir.  İşletmenin belge ve kayıtlarında bulunabilecek kasıtlı ve kasıtsız bazı hata ve düzensizlik türleri aşağıdaki gibidir[xxxi].

-         Bir işlemin muhasebe kaydının yapılmaması,

-         Yanlış muhasebe kaydı yapılması,

-         Aynı işlemi iki kere kaydetme,

-         Hesapların yanlış yapılması (yeniden değerleme, amortisman, şüpheli alacak, maliyet, vergi gibi muhasebe hesaplamalarında)

-         Hesapların yanlış sınıflandırılması,

-         Muhasebe kayıtlarında dönemsellik ilkesine uyulmaması,

-         Belgelerin çizmek, silmek, rakamlarla oynamak şeklinde değiştirilmesi,

-         Kanıt niteliğindeki belge ve kayıtların kaybolması,

-         Belgelerdeki aritmetik hatalar,

-         Gerçek olmayan belgelerin kayda alınması,

-         Defterler arası aktarmalardaki hatalar,

 

Gerçeği yansıtmayan ya da hatalı bilgiler ışığında alınacak kararların maliyeti işletmelere oldukça ağır olacaktır. Bu nedenle işletmeler büyüdükçe etkin bir iç kontrol sistemi kurmak zorundadırlar[xxxii].

 

Sonuç olarak; bir işletmede yönetim iç kontrol sisteminden sorumludur. Yönetim kontrol ortamını oluşturur, riskleri değerlendirir, kontrol faaliyetlerini tasarlar, uygular, gözlemler ve devamını sağlar[xxxiii].

 

SONUÇ:

Bir işletmede iç kontrol sisteminin etkinliği muhasebe bilgi sisteminin etkinliğine bağlıdır. Üst yönetim önce işletmenin finansal risklerini ve muhasebe risklerini belirlemelidir daha sonra bu risklerden kaçınmak için veya bu risk derecelerini düşürmek için politikalar usuller ve yöntemler kabul edilmeli ve ilgili personele iletilerek, personel bilgilendirilmelidir. Bu politikalar ve prosedürler iç kontrol sistemini oluşturur ve iç kontrol sistemi işletmenin varlıklarını korumak, işletme bilgilerinde doğruluk ve güvenirliği sağlamak, faaliyet politika ve yasalara uygunluğunu sağlamak, kaynakların ekonomik ve verimli kullanımın sağlamak, belirlenmiş amaçlara ve hedeflere ulaşılmasını sağlamak için muhasebe bilgi sistemi ile bütünleşik çalışır.

 

 



[i] Donald Sanders; Computers and Managament, Mc Graw-Hill , New York, 1974, s. 3.

[ii] Hayri Ülgen; Türk İşletmelerinde Bilgisayar Kullanımı, Doçentlik Tezi, İstanbul Üniversitesi İşletme Fakültesi, İstanbul, 1977, s. 21–22.

[iii] Fahir Bilginoğlu; Muhasebe Organizasyonu, İÜ.İşletme Fakültesi Muhasebe Enstitüsü ,Yayın  

   No:54,,İstanbul,1998 s. 37.

[iv] Mehmet A. Aktuğlu; IV. Türkiye Muhasebe Eğitimi Sempozyumu, Mayıs, 1982, Ören-Burhaniye,     s. 216.

[v] Fahir Bilginoğlu; a.g.k, s. 30.

[vi] Barry E.Cushing, Marshall B. Romney; Accounting Information Systems, Addison-Wesley Publishing Company New York, 1994, s. 550.

[vii] John W.Cool, M.Gary WINKLE; Auditing, Fourth Edition, Houghton Mifflin Publ. Co. Boston, 1988, s. 245.

[viii] Barry E.Cushing, Marshall B.Romney; a.g.k., s. 551-556.

[ix] Selda Çatak, Yaşar Yılmaz; Otel Bilgi Sistemleri Doktora Dersi, Seminer Notları, Balıkesir 1995, s.19.

[x] Ömer L. Met; Otellerde Bilgi-İletişim Sistemi, Haberleşme Teknikleri, Balıkesir, 1989, s. 26-27.

[xi] Hasan Gürbüz; Muhasebe Denetimi, Bilim Teknik Yayınevi, İstanbul, 1990, s. 45.

[xii] A.Sait Sevgener; “İç Kontrol Sistemi ve İç Denetim İşlevi Bağıntısı”, Muhasebe Enstitüsü Dergisi, Yıl:10, Sayı:36, Mayıs 1984, s. 62.

[xiii] Fermani Maviş; “Stratejik Denetim”, Anadolu Üniversitesi İİBF. Dergisi, Cilt:6, Sayı:2, s. 92.

[xiv] Jonathan B. Schiff and Claire B.May; What is Internal Control? Who Owns It? Management Accounting November 1990, s. 37.

[xv] Barry E.Cushing and Marshall B.Romney; a.g.k., s. 527-528.

[xvi] G.William Bishop; Internal Control  What’ s That?, Inernal Auditor, June, 1991, s. 119.

[xvii] Erhan Kotar; Muhasebe Kontrolünde İş Kağıtlarının ve Revizyon Dosyasının Hazırlanışı, EITIA Yayını, Eskişehir, 1971, s. 35.

[xviii] Jack C. Robertson, PH.D., CPA, CFE; Auditing, Richard D.Irvin, a Times Mimor Higher Education Group,  Inc.Company, 1996, s.186-187.

[xix] Jack C. Robertson, PH.D., CPA, CFE; a.g.k., s. 188.

[xx] Serhat Kutlan; Maliyet Kontrolü ve 5 Yıldızlı Konaklama İşletmelerinde Uygulama, Alfa Basım Yayım Dağııtm Ltd.Şti., İstanbul 1998, s. 18

[xxi] Barry E.Cushing, Marshall B.Romney; a.g.k., s. 294.

[xxii] Jack C.Robertson, PH.D., CPA, CFE; Auditing, Sixth Edition, Irwin, 1990, s. 227.

[xxiii] Jack C.Robertson, PH.D., CPA, CFE; a.g.k., s. 189.

[xxiv] Graham Curtis; Business Information Systems Analysis, Desing and Practice, Wesley Publishing Company, London, 1995, s. 269.

[xxv] Ferruh Çömlekçi, Melih Erdoğan; Muhasebe Denetimi, Eskişehir Anadolu Üniversitesi, 1996, s. 72.

[xxvi] Rıdvan Karalar; İşletme Temel Bilgiler ve İşlevler, Etam A.Ş., Eskişehir, 1995., s. 197.

[xxvii] Ersin Güredin; Denetim, 6.Baskı, Beta Bas. Yay.Dağ. A.Ş., İstanbul, 1994, s. 30.

[xxviii] Tuğrul Dirimtekin; Muhasebe İç Kontrol İlkeleri, Bursa İktisadi ve Ticari İlimler Akademisi İşletme Fakültesi Yayınları, Yayın No:3, Bursa 1981, s. 3.

[xxix] Ersin Güredin; a.g.k., s. 15.

[xxx] S.Robert Kay, D Gerald Sear Foss; Handbook of Acconting and Auditing, Boston 1988, s. 7-8.

[xxxi] Hasan Gürbüz; a.g.k., s. 58-60.

[xxxii] Mevlüt Özer; Denetim I, Özkan Matbaacılık-Gazetecilik Lim.Şti., Ankara, 1997, s. 333.

[xxxiii] Jack C. Robertson, PH.D., CPA, CFE; a.g.k., s. 189.